القائمة الرئيسية

الصفحات

آخر المواضيع

كيفية إدارة الوقت و تنظيمه مع 14 خطوة عملية


كيفية إدارة الوقت و تنظيمه مع 14 خطوة عملية

كيفية إدارة الوقت و تنظيمه مع 14 خطوة عملية 

لدينا جميعا 24 ساعة في اليوم. ومع ذلك نرى بعض الأشخاص لديهم القدرة على إدارة  الوقت الخاص بهم وتنظيمه، وبالتالي إنجاز مهامهم في وقت مبكر. والبعض الآخر غارق في التسويف وسوء التنظيم، وغير قادر على إدارة وتنظيم وقته بالشكل المطلوب. ويرجع السبب في ذلك عادة لعدم معرفة الخطوات المهمة التي ينبغي القيام بها لإدارة الوقت بشكل فعال. وعند قرائتك لهذا المقال، سوف تتعرف على هذه الخطوات، لكي تساعد نفسك وتؤهلها، لتصبح قادرا على إدارة وتنظيم وقتك بشكل جيد، وإنجاز مهامك في وقت مبكر وبجودة عالية.

مفهوم إدارة الوقت

إدارة الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين أنشطة معينة. وتتيح لنا الإدارة الجيدة للوقت العمل بشكل أكثر ذكاءاََ، لكي نتمكن من إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل وبجودة وتركيز أكبر. حتى عندما يكون الوقت ضيقا والضغوط عالية. ويعتبر الفشل في إدارة الوقت سببا في نقص فعالية مهامك، ويخلق لك مزيدا من القلق والتوتر.

 أهمية إدارة الوقت

يساعدنا تنظيم الوقت على إتمام مهامنا في وقت مبكر وبدقة وتركيز عالي. وهنا تكمن أهميته. حيث أن ادارة الوقت تمنحنا الفرصة لمعرفة الأعمال المهمة والتي تتطلب منا جهدا ووقتا لإتمامها على أحسن وجه. وتحيلنا كذلك معرفة الأشغال قليلة الأهمية، أو الغير المهمة على الاطلاق. للقيام بها في أوقات أخرى من اليوم، أو عندما تسمح الظروف بذلك.
وبالتالي فإدارة الوقت، أصبحت مهارة ينبغي على كل فرد يطمح للنجاح في حياته
 العملية، أن يتعلمها ويتقن ممارستها حتى يستطيع تحقيق أهدافه وبلوغ غاياته في الحياة.

14 خطوة عملية لإدارة الوقت

هناك العديد من الخطوات لادارة الوقت بشكل فعال، يسمح لنا بالقيام بمهامنا بسرعة أكبر وبجودة أكثر. وهته الخطوات إن عملت على تطبيقها بالشكل الصحيح، سأضمن لك إنشاء الله النجاح في عملك، و القدرة على تحديد أهدافك في أقرب وقت.

اعرف وقتك فيما يضيع

من بين الخطوات الأولى لإدارة وقتك، هي أن تعرف أين يُستَهلك هذا الوقت. ينبغي عليك أن تقوم بعمل تدقيق سليم لوقتك. حدد الأوقات التي تقضيها في العمل على تحقيق أهدافك، ثم حدد كذلك الأوقات التي تقضيها في أشياء قليلة أو عديمة الأهمية.. كقضاء الوقت على مواقع التواصل الاجتماعي، أو الدردشة مع الاصدقاء، أو مشاهدة التلفاز...الخ. إن القيام بدراسة استعمال الزمن الخاص بنا، يمكننا من معرفة عدد الساعات التي نقضيها في الأشياء التافهة و العديمة الفائدة. لاستغلالها بعد ذلك وتسخيرها في العمل على تحقيق أهدافنا وطموحاتنا.

حدد أهدافك بشكل صحيح

قبل القيام بإدارة وقتك وتحديد أولوياتك، ينبغي عليك أن تحدد أهدافك بشكل صحيح. إن معرفة أهدافنا ودراستها بشكل دقيق، تمكننا من معرفة الخطوات المنهجية التي ينبغي علينا اتباعها لتحقيق أهدافنا. أنظر إلى الهدف الذي تريد أن تحققه وطبق عليه مبدأ "Smart Goals". وهو عبارة عن معيار تقوم بقياسه على أهدافك لتختبره هل هو هدف ذكي أم لا. ومعيار القياس هو... هدف محدد ــ قابل القياس ــ قابل للتحقيق ــ محدود بزمن. إن توفرت في هدفك هذه المعايير فاعلم أنه هدف ذكي وامض قدما نحو تحقيقه.

الليلة السابقة

واحدة من أسوأ الأشياء التي نقوم بها هي عدم التخطيط ليومنا منذ الليلة السابقة. ينغبي على المرء أن يستيقظ في الصباح وهو يعرف ما هي المهام التي ينبغي عليه القيام بها في بداية يومه. ضع قائمة بالأعمال التي يجب عليك القيام بها في الغذ منذ بداية اليوم حتى نهايته. لتستيقظ بعد ذلك وأنت تعلم ما ينبغي عليك فعله واتمامه في ذلك اليوم. إن عدم التخطيط ليومك في الليلة السابقة، لهو  من مسببات ضعف الانتاجية والهدر للوقت

حدد أولوياتك

من المهم عند التخطيط ليومك أن تقوم بتحديد أولوياتك. حدد المهام الضرورية والعاجلة وقم بالعمل عليها في بداية اليوم، لأن الفترة الصباحية هي أفضل وقت لانجاز المهام الصعبة والعاجلة. قال مارك توين.. إذا كانت مهمتك هي أن تأكل ضفضعا، فأفضل فترة للقيام بذلك هي الصباح. أما إذا كانت مهمتك أن تأكل ضفضعتين، فابدأ بأكبر ضفضعة أولا. و بالنسبة للأعمال الضرورية والغير العاجلة، فحدد موعدا للقيام بها. وفيما يخص المهام العاجلة والغير الضرورية، فينصح بتفويضها لأشخاص آخرين إن أمكن ذلك. أما بالنسبة للمهام الغير الضرورية والغير العاجلة، فقم بالقيام بها في موعد لاحق.

حدد فترة زمنية لكل مهمة

لابد من أجل تنظيم مهامك بشكل فعال أن تحدد فترة زمنية لكل مهمة مخطط لها. إن تحديد المدة الزمنية لمهمتك مسبقا يمكنك من معرفة الوقت الذي قد تستغرقه للقيام بها، وبالتالي إذا لم يكن يتوفر لديك الوقت الكافي لاتمامها يمكن أن تقوم بتفويض جزء منها لشخص آخر حتى تستطيع اتمامها بفعالية أكثر وبجودة أكبر.

خذ استراحة بين كل مهمة

يمكنك أن تنتقل من مهمة إلى أخرى فورا بدون أي فواصل زمنية للراحة لكن بشرط أن تكون آلة تشتغل بالكهرباء، أما بالنسبة لنا نحن البشر فمن المستحيل أن نقوم بذلك. إننا نحتاج دوما إلى فترات زمنية بين كل مهمة من أجل شحن طاقاتنا عن طريق الاسترخاء و التأمل في مكان هادئ. أو استنشاق هواء البحر أو الطبيعة...الخ. إن الدماغ البشري وفقا لدراسات علمية لا يستطيع التركيز أكثر من 90 دقيقة. لدى ينبغي علينا أن نأخذ فواصل زمنية بين كل مهمة لمدة 15 إلى 20 دقيقة، لمساعدة أنفسنا على إتمام مهامنا المتبقية في اليوم بتركيزعالي وبتحفيز قوي

استخدم التقويم عبر الانترنيت

عند قيامك بتحديد مهامك اليومية، سوف تحتاج إلى دفتر أو ورقة وقلم لتدون مخططك الزمني. ومن خلال التطور التكنولوجي الذي يشهده العصر يمكن استخدام العديد من التطبيقات المخصصة لادارة الوقت و التي  تساعدك على وضع مخططك الزمني في هاتفك فقط مثل تطبيق "Keep Notes" المحدث من قبل شركة جوجل. أو تطبيق "Toggl" و الذي يساعدك على معرفة أين يذهب وقتك، وتحسين إجراءات الوقت الخاصة بك.

لا تضيع الوقت في الانتظار

أثناء التخطيط ليومك، سوف تكون لديك بعض المواعيد التي تستوجب الانتظار حتى وصول دورك. مثل الانتظار لوصول دورك عند زيارة الطبيب. أو أثناء انتظارك لحافلة النقل الخاصة بك. لا ينبغي عليك أن تضيع هذا الوقت في الجلوس والانتظار حتى يحين دورك. بل يجب عليك استغلال هذا الوقت في قراءة كتاب مثلا، أو الاستماع لبودكاست من أجل تطوير مهاراتك المعرفية والفكرية. إن سوء استغلال مثل هذه الأوقات لهي من مسببات ضياع الوقت والجهد.

تعلم التفويض

من بين المهارات التي ينبغي على المرئ أن يتعلمها بالموازاة مع مهارة إدارة الوقت هي التفويض. إنه من العوامل التي تساعد على ربح الوقت.لأنه يعيننا على إنجاز مهام كثيرة في وقت وجيز. ويتم ذلك عن طريق القيام بالأعمال الضرورية والمهمة بنفسك، وتفويض الاعمال الأخرى لأفراد آخرين. يمكن أن يكون هؤلاء الأشخاص موظفين في شركتك، أو من أصحاب الأعمال الحرة الذين يعملون في المواقع الالكترونية التي تقدم الخدمات المصغرة كموقع خمسات أو تالونتس روت...الخ.

تعلم قول لا

كلنا يعلم أن مثل هذه الكلمة (لا) صعبة بعض الشيء، ومن الأشياء الغير المحببة خصوصا من طرف الأصدقاء. لكن إن كانت هذه الكلمة سوف تساعدني على الحفاظ على وقتي من الضياع، وتجعلني أحترم مواعيدي وإلتزاماتي، فمرحبا بكلمة لا وألف لا أيضا. إن كنت تريد الحفاظ على وقتك بشكل فعال، فمن الضروري أن تتعلم قول هذه الكلمة (لا) بدون أي خجل أو حرج. قل لا لأي شيء يبعدك عن هدفك. قل لا لأصدقائك عندما يطلبوا منك الخروج في نزهة وأنت لديك إلتزامات مخطط لها من قبل. قل لا لأي شيء يجر بك إلى الوراء ويمنعك من التقدم.

لا تنشد الكمال

بعض الناس عندما يخططون ليومهم أو أسبوعهم تراهم يريدون القيام بأعمالهم بجودة عالية جدا وفي وقت وجيز جدا بمعنى أنهم ينشدون الكمال. لا تحاول أن تكون مثاليا. من الجيد أن تحاول إتقان عملك، لكن الذي ينبغي عليك معرفته هو أنك مهما حاولت ذلك فلن تستطيع اتقانه مئة بالمئة. ينبغي عليك أن تحاول فعل ذلك، لكن إن لم تستطع فالمطلوب منك هو العمل الجيد. إن أتممته فانتقل للعمل الذي بعده بدون ضياع الوقت في طلب الكمال. تعلَّم من أخطائك واجتهد ولا تنشد الكمال لأنك لن تستطيع فعل ذلك.

تجنب المشتتات

أثناء القيام بمهامك المخطط لها، من الجيد استخدام وظيفة "عدم الازعاج" في جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو على هاتفك المحمول. من أجل تجنب التشتت أثناء العمل، وللتركيز أكثر على مهامك لإتقانها بشكل جيد وفي وقت مناسب للانتقال للمهمة التي بعدها. إن التشتت أثناء العمل، والاهتمام بالأشياء الجانبية الغير المهمة لهو من مسببات ضعف الانتاجية وضياع الوقت. حاول التركيز على مهامك وابتعدعن كل الملهيات ليكون عملك أفضل.

أسطورة تعدد المهام

كلنا نقوم بارسال الرسائل النصية أثناء المشي، والقيام بتصفح المواقع أثناء الاجتماعات، مشاهدة التلفاز وقراءة الكتاب في نفس الوقت. وهذا بالطبع وفقا لدراسات علمية مضيعة للوقت، ومن عوامل ارتفاع ضغط الدم. كما أنها من مسببات ضعف الانتاجية. فنحن كبشر لدينا عقل واحد وبالتالي يجب علينا تركيزه على مهمة واحدة فقط. ثم الانتقال إلى المهمة التي بعدها. وهذا السلوك يشعرك بالراحة والتركيز العالي، ويجعلك تنجز أعمالك بدقة عالية. عوض الغوص في العديد من المهام في وقت واحد، واستهلاك الطاقة والجهد فيما لا فائدة فيه.

أخلق هواياتك

من الجيد أن تكون لدى الشخص بعض الهوايات يقوم بها أثناء وقت فراغه. إن الهوايات تساعدك على تشغيل الجانب الآخر من الدماغ، وبالتالي القدرة على حل المشاكل في أسرع وقت. و تمنحك الهوايات كذلك القدرة على الابداع. لدى حاول الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك، عن طريق تعلم وإتقان هوايات خارجة عن مجال عملك. على سبيل المثال.. إن كنت محاميا فمارس العزف على البيانو، وإن كنت مغنيا فمارس فنون القتال، وإن كنت مطور برامج فاخرج وتواصل اجتماعيا.

فوائد إدارة الوقت

إدارة الوقت لها فوائد عديدة على الفرد، إذ تمنحنا الاستفادة القصوى من أوقاتنا وتسخيرها في خدمة أهدافنا وطموحاتنا، وعدم تضييعها في ما لا فائدة فيه. وفيما يلي سنحاول ذكر بعض الفوائد المهمة التي نستفيد منها عند ادارة وقتنا بشكل فعال.

الانضباط الذاتي 

من فوائد إدارة الوقت أنها تمنحنا القدرة على الانضباط الذاتي عن طريق التخطيط المسبق لمهامنا اليومية، وتحديدها بفترات زمنية. وهذا يُمَكِّنُ الفرد من معرفة يومه مسبقا كيف سيمر عن طريق المهام التي خطط لها من قبل. ثم تمنحه القدرة على معرفة أهمية الوقت واستغلاله في الاشياء المهمة، وعدم ضياعه في التفاهات والملهيات

زيادة الثقة بالنفس 

إن إدارة الوقت تمكننا من تحديد مهامنا اليومية أو الأسبوعية بشكل منتظم، وتساعدنا على إنجازها في الوقت والزمن المحدد. وهذه الأشياء عند الالتزام بها والقيام بها بشكل فعال، تمنحنا الشعور بالثقة والرضى عن الذات. وبالقدرة على مواصلة المشوار نحو النمو و التقدم.  

قوة التأثير

الادارة الفعالة للوقت تمنحنا كذلك القدرة على التأثير في من حولنا من زملاء أو موظفين في الشركة أو غير ذلك. إن النجاح في تنظيم وقتك ومهامك بشكل جيد يجعلك تتميز على من حولك، وتصبح مركز اهتمام من طرفهم. لأنك تحترم وقتك وغيرك وهذه الصفات قليلة عند البعض.

القدرة على تحقيق الأهداف 

تمنحنا الادارة الفعالة للوقت القدرة على تحقيق أهدافنا في وقت وجيز، و الانتقال إلى الأهداف التي بعدها. إن التخطيط والتنظيم من العوامل الرئيسية لتحقيق أي هدف مهما كانت درجة صعوبته. وأنت بالتنظيم الجيد للوقت، تستطيع تحقيق أي هدف تطمح له بل وفي وقت وجيز كذلك

المزيد من الوقت

كلنا لدينا 24 ساعة في اليوم، لكن رغم ذلك نرى بعض الأشخاص تنجز أعمالا كثيرة في اليوم والبعض الآخر لا يستطيع فعل ذلك. وبكل بساطة لأن الأول ينظم وقته بشكل محدد والثاني لا يهتم بذلك. إن التنظيم الجيد للوقت يمنحنا مزيدا من أوقات الفراغ التي يمكن استغلالها في الانشطة التي نحب القيام بها كالهوايات. وبالتالي نصبح قادرين على القيام بأعمالنا الضرورية بالموازاة مع أنشطتنا الترفيهية بشكل متوازن وفي أوقات معينة ومحددة.

المزيد من الراحة

إن التنظيم الجيد للوقت يمنحنا مزيدا من الراحة ويساعدنا على التركيز ويمنعنا من التشتت لماذ؟ لأنك عندما تنظم وقتك بشكل جيد، تصبح لديك المعرفة بمهامك وأولوياتك. وعلى النقيض من ذلك، إن لم تقم بإدارة وقتك بشكل فعال، فإنك تعرض نفسك للقلق والتوتر وكذلك التشتت وضعف التركيز، لا تعرف من أين تبدأ وكيف تبدأ عملك.

المراجع..

MSG: Management Study Guide
Mind Tools: what is time management
CFI: Time Management


هل اعجبك الموضوع :
author-img
كاتب ومدون الكتروني في مجالات ريادة الاعمال و تطوير الذات ومؤسس مدونة "لنرتق". هدفي هو توجيه الانسان العربي الى الاهتمام بهذين المجالين (ريادة الاعمال و تطوير الذات) لأنهما السبيلان الأساسيان لنجاح الفرد وبلوغه اعلى المراتب في الحياة.

تعليقات